档案管理工作情况通报
2005年11月18日，科发办字 [2005]373 号文发布了《中国科学院档案管理工作标准》， 综合档案室认真学习和领会标准的相关内容，找差距，订措施，规范各种管理文件，并做了很多基础性统计工作，以推进档案管理工作的规范化和科学化，更好地为我所科研、开发、管理等各项工作服务。根据院的相关要求，现将档案管理工作主要情况通报如下。
一、过程工程研究所综合档案室基本情况
我所综合档案室成立于1996年7月16日，(96)化冶发科字45号文“关于成立综合档案的通知”，明确规定全所各类档案（人事档案除外）由所综合档案室实行集中统一管理，并对全所各类档案工作进行监督和指导。目前综合档案室管理的档案有：科研、文书、基建、设备、名人、声像、科学工程、会计等八个门类。
一、过程工程研究所综合档案室基本情况
我所综合档案室成立于1996年7月16日，(96)化冶发科字45号文“关于成立综合档案的通知”，明确规定全所各类档案（人事档案除外）由所综合档案室实行集中统一管理，并对全所各类档案工作进行监督和指导。目前综合档案室管理的档案有：科研、文书、基建、设备、名人、声像、科学工程、会计等八个门类。
二、科研档案的管理情况
1. 科研档案移交进馆和统计
1959-2006年3月共有科研档案1460卷，其中1980年以前的353卷，经重新鉴定整理已于2003年8月移交中国科学院档案馆。
1. 科研档案移交进馆和统计
1959-2006年3月共有科研档案1460卷，其中1980年以前的353卷，经重新鉴定整理已于2003年8月移交中国科学院档案馆。
2. 科研档案分类表的修订
2001年4月，我所由化工冶金研究所更名为过程工程研究所，学科设置和研究领域变化很大，但科研档案分类仍沿用以前的方法，很不适合新形势的要求，院档案处来所检查工作时也要求对科研档案分类进行重新修订。科研档案分类表的修订工作于 2004年着手进行。为了做好这一工作，综合档案室走出去，请进来，广泛学习兄弟院所经验，确定了修订原则和标准，然后向全所课题组发出征询意见通知，31个课题组的组长就自己熟悉的领域和目前工作性质以书面形式提出自己的修订意见，综合档案室汇总这些意见，并参照国家相关标准，形成了修订草案。经科研处修改补充之后，形成了《科研档案分类表（修订方案）》，报请所学术委员会审议通过，于2005年3月25日 以所发文形式在全所实施。
2001年4月，我所由化工冶金研究所更名为过程工程研究所，学科设置和研究领域变化很大，但科研档案分类仍沿用以前的方法，很不适合新形势的要求，院档案处来所检查工作时也要求对科研档案分类进行重新修订。科研档案分类表的修订工作于 2004年着手进行。为了做好这一工作，综合档案室走出去，请进来，广泛学习兄弟院所经验，确定了修订原则和标准，然后向全所课题组发出征询意见通知，31个课题组的组长就自己熟悉的领域和目前工作性质以书面形式提出自己的修订意见，综合档案室汇总这些意见，并参照国家相关标准，形成了修订草案。经科研处修改补充之后，形成了《科研档案分类表（修订方案）》，报请所学术委员会审议通过，于2005年3月25日 以所发文形式在全所实施。
3. 科研档案归档情况
《中国科学院科研课题档案建档规范》的基本要求是：“单位应建立完整、准确、系统、能反映从开题到结题的科研活动全过程的科研课题档案”，对照规范我所科研档案管理仍有一定差距，主要问题是科研课题结题归档不及时，归档材料不符合要求，核心技术不归档的情况时有发生。为此建议相关管理部门认真学习科研课题建档规范，加强科研档案的管理力度，将每年新开课题和结题清单及时提供给综合档案室，并协助督促、检查科研课题建档工作。比如：像中国科学院声学所为了鼓励课题组作好科研档案的归档立卷工作，对“科研项目结题并按科技档案归档要求及时归档的课题组奖励2000元”，收到很好的效果。
《中国科学院科研课题档案建档规范》的基本要求是：“单位应建立完整、准确、系统、能反映从开题到结题的科研活动全过程的科研课题档案”，对照规范我所科研档案管理仍有一定差距，主要问题是科研课题结题归档不及时，归档材料不符合要求，核心技术不归档的情况时有发生。为此建议相关管理部门认真学习科研课题建档规范，加强科研档案的管理力度，将每年新开课题和结题清单及时提供给综合档案室，并协助督促、检查科研课题建档工作。比如：像中国科学院声学所为了鼓励课题组作好科研档案的归档立卷工作，对“科研项目结题并按科技档案归档要求及时归档的课题组奖励2000元”，收到很好的效果。
三、文书档案归档情况
1. 文书档案的分类方法
分类就是将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次和类别，构成有机联系的过程。合理的分类能有效地反映归档文件之间的内在联系，使文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用和便于排列、编目、排架和保管。分类包括选择分类方法，制订分类方案，并将文件归类，是归档文件整理中的重要环节，综合档案室将归档文件按年度—问题—保管期限三个层次进行分类。
1. 文书档案的分类方法
分类就是将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次和类别，构成有机联系的过程。合理的分类能有效地反映归档文件之间的内在联系，使文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用和便于排列、编目、排架和保管。分类包括选择分类方法，制订分类方案，并将文件归类，是归档文件整理中的重要环节，综合档案室将归档文件按年度—问题—保管期限三个层次进行分类。
年度：例如2005年
问题：同一年度内，按照文件的来源和内容分为以下六类。
① 综合管理、 ② 党群团体、 ③ 科研管理、 ④ 人事教育、 ⑤ 外事、 ⑥ 财务与资产管理
保管期限：同一年度，同类问题的不同文件，视其重要程度分为永久、长期、短期三个不同的保管期限。
即同一年度内，六大类问题，三个保管期限，共有十八类。
2. 文书档案的归档范围
参照中国科学院《文书档案建档规范》中“院属单位文书档案归档范围”的规定，结合本所具体情况，综合档案室于今年初分别制订了综合管理、党群团体、科研、开发、人事、教育、外事、财务、资产、基建等 10 个归档范围的文件，确定了各自的归档范围，通过文书档案管理网络机制发至相应的部门和兼职档案员，对于提高文书档案的归档率发挥了明显作用。
参照中国科学院《文书档案建档规范》中“院属单位文书档案归档范围”的规定，结合本所具体情况，综合档案室于今年初分别制订了综合管理、党群团体、科研、开发、人事、教育、外事、财务、资产、基建等 10 个归档范围的文件，确定了各自的归档范围，通过文书档案管理网络机制发至相应的部门和兼职档案员，对于提高文书档案的归档率发挥了明显作用。
3.2005 年文书档案归档情况
文书档案归档立卷工作，几年来在各部门的大力支持下，进步较大，归档率、完整率、合格率明显提高，综合办公室尤为突出。我所每年文书归档文件三分之一以上来自综合办公室，他们平时注意积累和保管，把归档材料分门别类进行编号，保证材料的完整和齐全，态度认真，工作严谨，值得提倡。但也有个别部门对自己职责范围内的管理工作资料保存的太少，无法进行归档工作。甚至怕自己使用不方便，重要文件不归档等。此问题希望引起注意，近期院里将按新颁布的《中国科学院档案管理工作标准》对各研究所档案管理工作进行检查，并作为评价研究所管理水平的一个方面，切不可疏忽大意，希望在大家的共同努力下取得好的成绩。2005年文书档案归档文件共43盒，426件，7591页。
文书档案归档立卷工作，几年来在各部门的大力支持下，进步较大，归档率、完整率、合格率明显提高，综合办公室尤为突出。我所每年文书归档文件三分之一以上来自综合办公室，他们平时注意积累和保管，把归档材料分门别类进行编号，保证材料的完整和齐全，态度认真，工作严谨，值得提倡。但也有个别部门对自己职责范围内的管理工作资料保存的太少，无法进行归档工作。甚至怕自己使用不方便，重要文件不归档等。此问题希望引起注意，近期院里将按新颁布的《中国科学院档案管理工作标准》对各研究所档案管理工作进行检查，并作为评价研究所管理水平的一个方面，切不可疏忽大意，希望在大家的共同努力下取得好的成绩。2005年文书档案归档文件共43盒，426件，7591页。
四、基建档案归档情况
1.2000 年以来完成的基建项目
建所以来我所由中国科学院批准并投资的基建项目共有32项，其中2000年以来的基建项目共有6项。
1.2000 年以来完成的基建项目
建所以来我所由中国科学院批准并投资的基建项目共有32项，其中2000年以来的基建项目共有6项。
2. 基建档案的分类
综合档案室严格按照科发办字 [2002]384 号文件的精神对基建材料整理组卷。
在分类方法上按照工程的使用性质、阶段、专业三个层次逐级有序进行分类。
综合档案室严格按照科发办字 [2002]384 号文件的精神对基建材料整理组卷。
在分类方法上按照工程的使用性质、阶段、专业三个层次逐级有序进行分类。
3. 基建项目验收
中国科学院建设项目竣工验收专业组于2006年10月17日对中国科学院过程工程研究所承担的“主楼及园区改造”等建设项目进行了专业验收。专业验收组听取了我所的项目总结报告，查看了现场，抽查了建设项目相关的文件资料。验收组对基建档案的验收意见是：“建设单位较重视基建档案工作，配备了专职人员收集和整理基建档案，编制了案卷目录和卷内目录，项目竣工图字迹清晰，编
中国科学院建设项目竣工验收专业组于2006年10月17日对中国科学院过程工程研究所承担的“主楼及园区改造”等建设项目进行了专业验收。专业验收组听取了我所的项目总结报告，查看了现场，抽查了建设项目相关的文件资料。验收组对基建档案的验收意见是：“建设单位较重视基建档案工作，配备了专职人员收集和整理基建档案，编制了案卷目录和卷内目录，项目竣工图字迹清晰，编